Politique de confidentialité

POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ D’INTELLICENTRICS

Dernière version : 23 mars 2014

REPTRAX est un service en ligne offert par Solutions Intellicentrics Inc. et les sociétés membres de son groupe (« Intellicentrics ») qui 1) permet aux membres représentants de l’industrie des soins de santé de REPTRAX d’obtenir les accréditations et autorisations dont ils ont besoin pour avoir accès aux hôpitaux de fournisseurs de soins de santé dans l’exercice de leurs fonctions en tant que représentants de l’industrie des soins de santé et 2) permet aux membres fournisseurs de soins de santé de REPTRAX de surveiller et de suivre les membres représentants de l’industrie des soins de santé qui ont accès à leurs hôpitaux dans l’exercice de leurs fonctions en tant que représentants de l’industrie des soins de santé. À cette fin, les membres fournisseurs de soins de santé de REPTRAX peuvent voir les profils des membres représentants de l’industrie des soins de santé. Afin que tous les membres de REPTRAX puissent bénéficier du système d’autorisation et d’accréditation, nous demandons aux membres représentants de l’industrie des soins de santé de REPTRAX certains renseignements personnels que nous affichons à l’intention des membres fournisseurs de soins de santé de REPTRAX, renseignements qui permettent à nos membres fournisseurs de soins de santé d’identifier les membres représentants de l’industrie des soins de santé et de prendre des décisions éclairées concernant leurs partenaires commerciaux. Les membres représentants de l’industrie des soins de santé de REPTRAX peuvent modifier à tout moment les renseignements qu’ils ont fournis dans leur profil.

Intellicentrics s’engage à préserver la confidentialité des renseignements personnels dont elle a la garde et le contrôle. La présente politique en matière de confidentialité (la « politique de confidentialité ») qu’Intellicentrics a élaborée vise à décrire la manière dont elle recueille, utilise, divulgue et par ailleurs gère les renseignements personnels, notamment les renseignements personnels recueillis au moyen de son site Web www.sec3ure.ca (le « site Web »).

Pour l’application de la présente politique de confidentialité, « renseignement personnel » s’entend au sens de « renseignement personnel » de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») ou d’une autre législation en matière de protection des renseignements personnels provinciale, le cas échéant.

Les renseignements personnels qu’Intellicentrics recueille vous concernant

Les renseignements personnels qu’Intellicentrics peut recueillir vous concernant peut notamment comprendre :

votre nom;
vos coordonnées, dont vos adresse, numéro de téléphone et adresse de courriel;
des renseignements liés à l’emploi, dont votre employeur et votre poste;
des renseignements concernant votre éducation, vos études et votre formation;
une confirmation que vous n’avez pas un dossier relatif à des affaires pénales ou un casier judiciaire (Intellicentrics ne recueille pas ni ne conserve les détails de dossiers relatifs à des affaires pénales ou casiers judiciaires);
des renseignements médicaux, dont des antécédents de vaccination et une preuve d’immunisation;
des renseignements prescrits par une politique d’un établissement hospitalier;
des renseignements concernant votre expérience en tant que vendeur auprès de certains hôpitaux ou établissements de soins de santé que vous choisissez sur le site Web, dont des registres de formation et un historique d’accès; et
d’autres renseignements dans des questions, des commentaires, des plaintes ou d’autres demandes que vous pouvez soumettre à Intellicentrics par l’intermédiaire de l’un de ses points de soutien ou de service à la clientèle.

Intellicentrics peut recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous, de vos représentants autorisés (notamment votre employeur) ou d’organismes de formation médicale, de délivrance de permis, d’autorisations ou de licences, de réglementation ou de vérification d’antécédents et de titres de compétences et dans des documents ou registres publics. Intellicentrics limitera tant la quantité que le type de renseignements personnels qu’elle recueille aux renseignements personnels dont elle a raisonnablement besoin aux fins de vous identifier ou aux fins par ailleurs décrites ci‑dessus.

Comment Intellicentrics utilise-t-elle vos renseignements personnels

Intellicentrics peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

aider les hôpitaux et établissements de soins de santé que vous avez choisis dans leurs processus d’accréditation et d’autorisation des vendeurs;
aider les hôpitaux et établissements de soins de santé que vous avez choisis à établir et maintenir une base de données sûre des vendeurs autorisés;
offrir des programmes de contrôle d’accès des vendeurs aux hôpitaux et établissements de soins de santé que vous avez choisis;
vérifier vos antécédents professionnels et compiler vos titres de compétences;
donner aux hôpitaux et aux établissements de soins de santé que vous avez choisis accès à votre profil de vendeur;
établir, administrer et offrir d’autres produits et services qui répondent à vos besoins et offrir par ailleurs les produits et services que vous demandez;
répondre à vos questions, commentaires, plaintes ou autres demandes;
vous envoyer l’information que vous demandez; et
respecter les obligations et exigences légales et réglementaires d’Intellicentrics.

Les renseignements du profil d’utilisateur, y compris, notamment les photos et noms des membres représentants de l’industrie des soins de santé, sont affichés afin de favoriser l’interaction entre et parmi les membres représentants de l’industrie des soins de santé et les membres fournisseurs de soins de santé sur le site Web. Sauf pour permettre aux membres fournisseurs de soins de santé d’examiner les profils des membres représentants de l’industrie des soins de santé, et à moins qu’un membre représentant de l’industrie des soins de santé ne consente par ailleurs à ce que son adresse courriel soit partagée ou affichée, l’adresse courriel d’un membre représentant de l’industrie des soins de santé ne sera pas partagée ni affichée. Les membres fournisseurs de soins de santé communiquent entre eux sur le site Web au moyen du service REPTRAX sans divulguer leurs adresses courriel.

Quand et à qui Intellicentrics peut-elle divulguer vos renseignements personnels

Afin qu’Intellicentrics puisse offrir les services aux hôpitaux et établissements de soins de santé que vous avez choisis, vos renseignements personnels peuvent être divulgués à ces organisations à votre demande et en votre nom.

Le vendeur pour lequel vous travaillez peut aussi avoir accès à vos renseignements personnels à des fins de gestion de son compte auprès d’Intellicentrics.

À moins d’indication contraire dans les présentes, Intellicentrics ne divulguera pas ni ne négociera, ne louera, ne vendra, ni ne transférera vos renseignements personnels sans votre consentement.

Ententes de fournisseur de services : Intellicentrics peut transférer (ou par ailleurs offrir) vos renseignements personnels à des tiers qui assurent la prestation de services pour le compte d’Intellicentrics. Intellicentrics peut notamment recourir à des fournisseurs de services aux fins suivantes : i) autoriser et traiter des paiements, ii) administrer son site Web et ses systèmes notamment informatiques et commerciaux et iii) procéder à des vérifications d’antécédents et de titres de compétences. Tous les fournisseurs de services d’Intellicentrics doivent préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et ne peuvent les utiliser à quelque autre fin que la prestation des services pour le compte d’Intellicentrics, ou tel qu’exigé par ailleurs par la législation applicable. Pour de l’information concernant la manière dont les fournisseurs de services d’Intellicentrics traitent vos renseignements personnels, prière de communiquer avec Intellicentrics tel qu’indiqué ci‑après.

Questions d’ordre juridique : Intellicentrics et ses fournisseurs de services peuvent divulguer vos renseignements personnels i) à une personne qui, à l’appréciation raisonnable d’Intellicentrics, fournit ou souhaite obtenir de l’information en tant que votre mandataire, ii) aux autorités gouvernementales, assureurs, fournisseurs de prestations, consultants ou agents ou mandataires qui en ont raisonnablement besoin pour établir, administrer ou résilier des relations et des ententes contractuelles et de collaboration ou de partenariat ou en cas de violation de la législation ou iii) tel que par ailleurs prescrit ou permis par la législation applicable. Intellicentrics peut aussi divulguer des renseignements personnels nécessaires pour établir, exercer ou contester des réclamations fondées en droit ou des poursuites judiciaires et mener des enquêtes ou empêcher que des personnes ou des biens ne subissent une perte, un préjudice ou un tort réel, potentiel ou apparent.

Obligation d’exactitude

La prestation des services d’Intellicentrics tient à ce que vous lui fournissiez des renseignements exacts, complets et à jour. Intellicentrics compte donc sur la diligence et le soin des utilisateurs à lui fournir des renseignements actuels, complets et exacts, et à les mettre à jour au besoin.

Conservation de vos renseignements personnels

Intellicentrics a mis en œuvre des procédures afin de conserver vos renseignements personnels seulement pendant le temps nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou par ailleurs s’acquitter d’obligations ou d’exigences d’ordre juridique. La durée pendant laquelle Intellicentrics conserve des renseignements personnels varie en fonction des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et de la nature des renseignements personnels.

Obligation de sécurité

Intellicentrics a mis en œuvre des protections administratives, techniques et physiques raisonnables visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’usage abusif ou l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction. Les employés d’Intellicentrics sont informés de leurs obligations de protection des renseignements personnels et seuls les employés autorisés peuvent accéder physiquement aux secteurs, endroits, zones ou emplacements où des renseignements personnels sont traités, entreposés, stockés ou conservés.

Pour vous offrir une plus grande sécurité sur le site Web d’Intellicentrics, l’accès à certains renseignements personnels sera protégé par un nom d’utilisateur personnel et un mot de passe que vous choisissez. Intellicentrics vous recommande fortement de ne pas divulguer à qui que ce soit votre nom d’utilisateur ou mot de passe. Intellicentrics ne vous demandera jamais votre mot de passe dans une communication non sollicitée. Intellicentrics restreint l’accès aux renseignements des membres uniquement à ses employés et entrepreneurs qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, comme le personnel du service à la clientèle et du soutien technique d’Intellicentrics. Prière de prendre note qu’Intellicentrics ne peut garantir la sécurité des renseignements des comptes des membres. L’accès ou l’utilisation non autorisé, les pannes matérielles ou logicielles et d’autres facteurs peuvent à tout moment compromettre la sécurité des renseignements des comptes des membres.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels dont Intellicentrics a la garde et le contrôle, de les actualiser, de les mettre à jour et d’en corriger les inexactitudes, sous réserve de certaines exceptions prescrites par la législation. Vous pouvez consulter et mettre à jour certains de vos renseignements personnels en vous connectant à votre compte et en y modifiant votre profil.

Vous pouvez faire une demande de consultation, d’actualisation, de mise à jour ou de correction d’inexactitudes d’autres renseignements personnels dont Intellicentrics a la garde ou le contrôle en lui envoyant un courriel ou en lui écrivant aux coordonnées indiquées ci‑après. Intellicentrics peut vous demander certains renseignements personnels afin de vérifier votre identité.

Où Intellicentrics conserve-t-elle vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont stockés et conservés dans des emplacements sûrs et sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Intellicentrics, situés au Canada soit dans les bureaux d’Intellicentrics, soit dans les bureaux de ses fournisseurs de services.

Autres renseignements concernant le site Web d’Intellicentrics

Intellicentrics recueille les adresses IP (protocole Internet) de tous les visiteurs sur son site Web et d’autres renseignements connexes comme les demandes de page, le type de navigateur, le système d’exploitation et le temps moyen passé sur son site Web. Intellicentrics utilise ces renseignements pour l’aider à comprendre l’activité sur son site Web et pour surveiller et améliorer son site Web.

Témoins : Le site Web d’Intellicentrics utilise une technologie faisant appel à des « témoins ». Un témoin est un minuscule élément de données que le site Web d’Intellicentrics peut envoyer à votre navigateur et qui peut alors être stocké sur votre disque dur afin que le site Web d’Intellicentrics puisse vous reconnaître lorsque vous y revenez. Si vous avez un compte sur le site Web d’Intellicentrics, ces témoins peuvent indiquer à Intellicentrics qui vous êtes et lui fournir des renseignements qu’elle peut utiliser pour personnaliser son site Web selon vos préférences. Vous pouvez configurer votre navigateur Web pour qu’il vous avise lorsque vous recevez un témoin ou pour qu’il refuse certains témoins. Toutefois, il est possible que certaines parties du site Web d’Intellicentrics ne fonctionnent pas sans l’utilisation de témoins.

Publicité : Des technologies comme des témoins, des pixels espions et des marqueurs aident Intellicentrics à améliorer et à comprendre la manière dont vous utilisez son site Web, ainsi que son aspect, sa réalisation et les publicités qui vous y sont directement et indirectement présentées. Intellicentrics peut notamment recourir à des réseaux de publicité indépendants pour vous présenter ses publicités sur d’autres sites Web. Ces réseaux de publicité peuvent faire appel à des témoins, à des marqueurs ou à des pixels espions qui font état de certains renseignements concernant vos visites sur le site Web d’Intellicentrics et sur les sites Web qui annoncent son site Web et qui offrent des liens vers son site Web, afin de présenter et de mesurer l’efficacité des publicités d’Intellicentrics. De plus, les publicités paraissant sur le site Web d’Intellicentrics peuvent être présentées aux utilisateurs par des réseaux de publicité indépendants, qui peuvent faire appel à des témoins ou à des technologies analogues. Ces témoins permettent aux réseaux de publicité de reconnaître votre navigateur chaque fois qu’ils vous présentent une publicité. Ces renseignements permettent aux réseaux de publicité de personnaliser les publicités qui peuvent vous intéresser.

Liens vers des sites indépendants : Le site Web d’Intellicentrics peut contenir des liens vers des sites indépendants dont Intellicentrics n’est pas le propriétaire ni l’exploitant. De même, des sites Web indépendants sur lesquels Intellicentrics présente de la publicité peuvent aussi offrir des liens vers le site Web d’Intellicentrics. Intellicentrics offre des liens vers des sites Web indépendants pour le bénéfice de ses utilisateurs. Ces liens ne sont pas censés être une approbation ni une recommandation des sites Web visés. Les sites Web visés ont des énoncés en matière de confidentialité, des avis et des conditions d’utilisation distincts et indépendants, qu’Intellicentrics vous recommande de lire attentivement. Intellicentrics n’a aucun contrôle sur ces sites Web et décline par conséquent toute responsabilité ou obligation quant à la manière dont les organisations qui les exploitent peuvent recueillir, utiliser ou divulguer, sécuriser et par ailleurs traiter vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité ne régit que les renseignements recueillis sur le site Web d’Intellicentrics. Vous devez savoir que chaque fois que vous affichez volontairement des renseignements publics sur votre profil ou le profil d’autrui, les membres fournisseurs de soins de santé peuvent les consulter.

Retrait du consentement

Si vous avez fourni à Intellicentrics des renseignements personnels et que vous souhaitez retirer votre consentement quant à leur conservation, utilisation ou divulgation, prière de communiquer avec Intellicentrics aux coordonnées indiquées ci‑après. Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Si vous retirez votre consentement quant à certaines utilisations de vos renseignements personnels, Intellicentrics pourrait ne plus être en mesure de vous offrir certains services. Lorsqu’Intellicentrics vous a fourni ou vous fournit des services, votre consentement sera valide pendant le temps nécessaire pour satisfaire aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité ou par ailleurs au moment de la collecte, et il se peut que vous ne soyez pas autorisé à retirer votre consentement quant à certaines utilisations et divulgations nécessaires (par exemple, l’établissement de dossiers commerciaux raisonnables et la divulgation prescrite par la législation).

Modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour faire état des modifications aux pratiques en matière de renseignements personnels d’Intellicentrics. La politique de confidentialité révisée sera affichée sur le site Web avec la date de sa dernière version. Intellicentrics obtiendra les consentements nécessaires requis en vertu de la législation sur la protection des renseignements personnels applicable si elle souhaite recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles votre consentement a été obtenu, sauf indication ou autorisation contraire de la législation.

Personne-ressource pour les questions ou plaintes

Vous pouvez adresser vos questions ou plaintes concernant les pratiques d’Intellicentrics en matière de protection des renseignements personnels au chef de la protection des renseignements personnels d’Intellicentrics dont les coordonnées figurent ci‑après.

Michelle Floh

1-877-885-1420

mfloh@intellicentrics.com

55 avenue Eglinton est

Bureau 804

Toronto (Ontario) Canada

M4P 1G8