FAQ pour représentants de l’industrie des soins de santé

Questions générales

IntelliCentrics est le fournisseur des services SEC3URE. Pour de plus amples précisions, voir la section À propos.


Chef de file de l’autorisation des visiteurs commerciaux, IntelliCentrics a élaboré la solution de gestion des politiques d’accès la plus complète qui soit dans le domaine des soins de santé. IntelliCentrics, c’est :

  • Un service fourni à plus de 6 500 établissements de soins de santé dans le monde
  • Plus de 450 000 visiteurs commerciaux inscrits
  • La gestion de plus de 9 000 000documents d’autorisation, sans jamais enfreindre une seule ENS

Pour de plus amples renseignements, voir À propos de SEC3URE


Le programme d’autorisation des fournisseurs est reconnu par les centres hospitaliers comme étant un service intégral facilitant le respect de la réglementation. Les avantages liés à l’adoption d’un programme d’autorisation dans les centres hospitaliers ont été reconnus par l’Ontario Hospital Association & BPS Supply Chain Secretariat et l’Association of Operating Room Nurses (AORN), entre autres.

Deux raisons principales justifient la création d’un programme d’autorisation. La première est la nécessité croissante de satisfaire aux normes de qualité des soins. La deuxième est le besoin pour les hôpitaux de contrôler les coûts par une gestion plus active de leurs fournisseurs et de limiter leur exposition aux risques d’infraction aux normes de qualité.

Cela a conduit les hôpitaux et les établissements de soins de santé à veiller à ce que tous les visiteurs qui franchissent leurs portes ne présentent aucun risque (vérification de casier judiciaire effectuée), qu’ils soient bien entraînés et immunisés, réduisant ainsi le risque encouru par les patients séjournant dans leurs établissements, et qu’ils répondent aux normes de prestations de soins de qualité.

Les services de santé et de sécurité au travail des hôpitaux ont toujours joué un rôle proactif pour s’assurer que les entrepreneurs détiennent les autorisations adéquates. Le système en ligne Vendorlink renforce la valeur d’un programme d’autorisation, surtout en matière de respect de la réglementation. Votre hôpital a jugé nécessaire d’adopter un programme d’autorisation des fournisseurs afin de protéger les intérêts du centre, des patients et des fournisseurs.


Non, le service de gestion des fournisseurs reconnaît la valeur apportée aux hôpitaux par les fournisseurs. Il valide les partenaires commerciaux tant du côté de l’organisation que des représentants individuels dans les couloirs.

Un des facteurs intervenant dans la mise en œuvre d’un programme de gestion des fournisseurs est le suivi des personnes présentes dans l’établissement, le contrôle des infections et l’assurance que les représentants reconnaissent les politiques des hôpitaux.


Adhésion

L’équipe du service à la clientèle d’IntelliCentrics est prête à vous aider à toutes les étapes du processus d’inscription. Elle se tient à votre disposition du lundi au vendredi de 9 h à 17 h (HE). Communiquez avec elle par téléphone ou par courriel :


Oui. Il existe plusieurs façons de le faire :

  • Envoyez des renseignements sur chaque représentant que vous souhaitez inscrire à l’équipe du service à la clientèle de SEC3URE. L’équipe se chargera pour vous de saisir les données et de créer le profil de chaque représentant, de manière à minimiser les frais d’administration assumés par votre entreprise.
  • Inscrivez chaque visiteur commercial dans le système, comme d’habitude.

Demandez à votre entreprise de communiquer avec l’équipe du service à la clientèle de SEC3URE au 1-877-885-1420 pour obtenir de plus amples précisions sur l’aide que nous pouvons vous apporter, notamment en matière de facturation groupée.


L’adhésion de base des visiteurs commerciaux est gratuite. Un membre de base peut télécharger sa photo et ses coordonnées et faire valoir son adhésion pour être admis dans un centre hospitalier et en sortir. Les membres de base ne peuvent soumettre leurs titres de compétences, mais peuvent accepter les politiques, si le centre hospitalier l’exige. Les membres peuvent passer au niveau d’adhésion suivant à tout moment de l’année.

L’adhésion Privilège offre les mêmes avantages que l’adhésion de base, mais en plus, IntelliCentrics gère toutes les autorisations et les exigences que le centre hospitalier juge nécessaires pour se conformer à ses politiques d’accès des visiteurs. IntelliCentrics garantit le traitement de tous les documents soumis aux fins d’autorisation dans les quatre jours ouvrables. Les membres Privilège paient des droits annuels qui valent pour tous les centres hospitaliers. Les membres peuvent passer au niveau d’adhésion suivant à tout moment de l’année.

L’adhésion Privilège express offre les mêmes avantages que l’adhésion Privilège, mais en plus, IntelliCentrics garantit le traitement des documents téléchargés aux fins d’autorisation le jour ouvrable suivant. Les membres peuvent passer au niveau d’adhésion suivant à tout moment de l’année.


L’adhésion de base est gratuite pour les visiteurs commerciaux.


Si les centres hospitaliers avec qui vous faites affaire exigent que vos titres de compétences soient soumis et vérifiés pour s’assurer qu’ils concordent avec leur politique d’accès, vous devrez passer à un niveau d’adhésion supérieur.

L’adhésion Privilège est disponible au coût annuel de 229 $ (plus TPS).

L’adhésion Privilège express est disponible au coût annuel de 269 $ (plus TPS).


Après avoir pris une adhésion de base, vous recevrez un avis si des centres hospitaliers avec qui vous faites affaire exigent que vos titres de compétences soient soumis et vérifiés. Si vous ne recevez pas cet avis, vous n’avez pas besoin de passer au niveau d’adhésion supérieur.


Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Mon compte » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page, puis cliquez sur « Changer de niveau ».


Absolument pas. Votre adhésion est universelle et vaut pour CHACUN des plus de 6 500 centres hospitaliers à travers le monde qui ont adopté SEC3URE.


Absolument pas. Votre adhésion est universelle et vaut pour CHACUN des plus de 6 500 centres hospitaliers du monde entier qui ont adopté SEC3URE.


Personne n’est obligé de devenir membre d’IntelliCentrics.

Toutefois, il est important que vous sachiez qu’à défaut de pouvoir prouver que vous respectez la politique d’accès de tel ou tel centre hospitalier, vous risquez de ne pas avoir accès au secteur des patients ou aux autres secteurs à accès réglementé du centre hospitalier.


IntelliCentrics ne vous obligera certainement pas à devenir membre Privilège. Toutefois, seuls les membres Privilège et Privilège express peuvent soumettre leurs titres de compétences et autres documents à SEC3URE. Sans ce niveau d’adhésion, vous ne pourrez pas utiliser le service SEC3URE pour attester votre conformité aux politiques d’accès des centres hospitaliers. Par conséquent, vous risquez de ne pas avoir accès au secteur des patients ou aux autres secteurs à accès réglementé du centre hospitalier.


Le service SEC3URE fonctionne sur Internet Explorer 9 (dernière mise à jour : 9.0.32), ainsi que sur les plus récentes versions de Chrome et de Firefox.


Autorisation

Chaque centre hospitalier possède sa propre définition d’une autorisation. L’autorisation tient compte d’exigences telles que l’immunisation, certains niveaux de formation et les compétences professionnelles. L’autorisation exacte requise dépend aussi des secteurs du centre hospitalier auxquels vous demandez l’accès, ainsi que de la politique d’accès du centre hospitalier.


Il revient à chaque centre hospitalier de déterminer sa politique d’accès et toutes les exigences qui s’y rattachent. IntelliCentrics n’a aucun pouvoir sur les politiques d’accès des centres hospitaliers, ni sur les titres de compétences requis.


Vous pouvez copier vos documents et les télécharger directement sur le site Web de SEC3URE.


Les documents doivent être soumis au service SEC3URE avant 17 h du lundi au vendredi pour être considérés comme soumis la journée même. Les documents soumis le vendredi après 17 h, le samedi, le dimanche ou un jour férié sont traités à partir du jour ouvrable suivant, date de l’entrée en vigueur de l’entente de niveau de service (ENS).


IntelliCentrics s’occupe de toute la gestion des documents au nom des visiteurs commerciaux.

Nous vous envoyons notamment un rappel lorsque la date d’expiration d’un document approche et un avis chaque fois qu’un centre hospitalier modifie ses exigences d’autorisation.


Ce n’est pas IntelliCentrics qui vous demande vos titres de compétences. IntelliCentrics est un service que les centres hospitaliers utilisent pour faire connaître leur politique d’accès et gérer son application. Ce sont donc les centres hospitaliers qui demandent vos titres de compétences pour vous accorder l’accès.


Politique de confidentialité

Une fois que vous avez rattaché certains centres hospitaliers à votre profil, seuls les utilisateurs autorisés de ces centres hospitaliers peuvent voir vos renseignements personnels. Aucun autre centre hospitalier n’y a accès. En outre, vous pouvez vous retirer de la liste d’un centre hospitalier en tout temps.


Absolument pas. IntelliCentrics ne l’a jamais fait et vous garantit qu’elle ne le fera jamais. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre politique de confidentialité.


IntelliCentrics fait appel à une société canadienne de stockage sécurisé des données. Toutes les données recueillies par IntelliCentrics Solutions Canada sont stockées au Canada, par une société de stockage canadienne. En outre, IntelliCentrics suit le code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec notre officier de protection de la vie privée et vice-présidente directrice, Michelle Floh, à mfloh@intellicentrics.com.


Renseignements sur mon compte

Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Mon compte » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page, puis cliquez sur le lien « Télécharger un reçu » sur la page « Mon compte ».


Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Mon profil » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page, et cliquez sur le bouton « Modifier » sur la page « Mon profil ».

Vous pouvez alors modifier votre profil, notamment vos numéros de téléphone et vos adresses.

Lorsque vous avez terminé, n’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » pour mettre votre profil à jour.


Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Changer le mot de passe » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page. Vous pourrez alors modifier votre mot de passe.


Veuillez vous rendre sur la page Mot de passe oublié pour associer un nouveau mot de passe à votre compte.


Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Mes centres hospitaliers » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page. Vous verrez apparaître la liste des centres hospitaliers auxquels vous êtes actuellement rattaché.

Pour ajouter ou supprimer un centre hospitalier, saisissez la province ou l’autorité sanitaire, ou recherchez le nom du centre hospitalier et cliquez sur « Ajouter » ou « Ajouter tous », le cas échéant. Utilisez la même page pour supprimer un centre hospitalier; il suffit alors de cliquer sur « Supprimer ».


Immédiatement après avoir ajouté des centres hospitaliers à votre profil, vous verrez apparaître sur votre page d’accueil la liste des exigences qu’il vous reste à remplir pour chaque centre hospitalier choisi.

Vous pouvez alors cliquer sur l’une ou l’autre de ces exigences pour en voir les détails.


Si vous changez d’entreprise, il vous revient de mettre à jour tous les renseignements déjà soumis qui ont trait à votre employeur, de sorte que SEC3URE puisse vérifier si votre autorisation vaut toujours malgré le changement d’employeur. Les principaux renseignements à mettre à jour seront ceux associés à votre employeur, par exemple l’assurance responsabilité.

Si vous avez besoin d’aide pour compléter ces formalités, veuillez communiquer avec votre représentant du service à la clientèle au 1-877-885-1420 ou à l’adresse cacustomerservice@intellicentrics.com.


Ouvrez votre compte dans SEC3URE, choisissez l’onglet « Mon profil » dans la barre de bienvenue, dans la partie supérieure droite de la page. Vous verrez l’espace prévu pour la photo dans la partie gauche de l’écran.

Cliquez sur cet espace, ce qui vous mènera à un écran sur lequel vous pourrez choisir la photo à télécharger.